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Worum es geht

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen, deren Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro liegt, Rechnungen an andere inländische Unternehmen als strukturierte E-Rechnung ausstellen. Ein PDF per E-Mail gilt gesetzlich als „sonstige Rechnung", gleichgestellt mit Papier. Die Empfangspflicht gilt bereits seit dem 1. Januar 2025 für alle. Ab 2028 greift die Ausstellungspflicht universell. Eine Verschiebung der Fristen ist nicht angekündigt.

Akt 1: Was passiert ist

§ 14 Abs. 1 UStG definiert die E-Rechnung als Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das maschinell verarbeitet werden kann und der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Gängige Formate sind XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1). Ein PDF, auch per E-Mail verschickt, ist davon ausdrücklich ausgenommen und fällt in die Kategorie der „sonstigen Rechnung", so wie eine Papierrechnung. Die Übergangsfristen stehen in § 27 Abs. 38 UStG: Bis Ende 2026 dürfen alle noch sonstige Rechnungen ausstellen. Ab 2027 gilt die Pflicht für Unternehmen über der 800.000-Euro-Umsatzschwelle; kleinere dürfen mit Zustimmung des Empfängers noch bis Ende 2027 bei Papier oder PDF bleiben. Ab 2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle.

Akt 2: Wie es wirklich funktioniert

Der Gewinn liegt nicht am Ausgang, sondern am Eingang: Eine Rechnung, die als strukturierter Datensatz ankommt, kann automatisch mit der Bestellung abgeglichen und ohne manuellen Eingriff gebucht und bezahlt werden. Wer die Pflicht nur mit einem Konverter am Ausgang erfüllt und den Eingang unverändert lässt, zahlt zweimal: für die neue Software und für die alte Handarbeit. Eine repräsentative YouGov-Befragung von 502 Unternehmen im Auftrag von easybill (veröffentlicht Juni 2026) zeigt: 33 Prozent haben noch nie eine E-Rechnung verschickt, 42 Prozent regelmäßig, 25 Prozent haben erste Erfahrungen. Rund jedes fünfte Unternehmen erstellt Rechnungen in Word oder Excel (10 % Word, 11 % Excel). Nur 37 Prozent kennen die gesetzlichen Anforderungen nach eigener Angabe vollständig; 28 Prozent kaum oder gar nicht. 24 Prozent halten die Umstellung für abgeschlossen, 38 Prozent sind mittendrin. Hinweis: Anbieterstudie, Auftraggeber ist ein Anbieter von Rechnungssoftware.

Akt 3: Was es im Betrieb bedeutet

Erster Schritt: Posteingang analysieren. Wie viele Rechnungen kommen bereits als strukturierter Datensatz? Was passiert mit ihnen? Zweiter Schritt: Buchhaltungssoftware befragen. Nicht ob sie das Format erzeugen kann (Mindestanforderung), sondern ob eingehende Rechnungen ohne manuellen Eingriff direkt gebucht und bezahlt werden. Dritter Schritt: Umsatz 2026 prüfen. Wer knapp über oder unter 800.000 Euro liegt, klärt das jetzt mit der Steuerberatung.

Aus dem Netzwerk: Abscheidetechnik Wille

Wie eine pragmatische Entscheidung darüber aussieht, wo Digitalisierung hingehört und wo nicht, zeigt das Gespräch mit Sabine Wille (Geschäftsführerin) und Karoline Eckhoff von der Abscheidetechnik Wille GmbH aus Ascheberg im Münsterland. Das Unternehmen prüft, wartet, saniert und modernisiert Abscheideranlagen, die Kanalisation und Gewässer vor Öl, Benzin, Fetten und anderen Schadstoffen schützen. Karoline Eckhoffs Grundsatz: „Wir digitalisieren dort, wo es wirklich sinnvoll ist." Das Interview ist auf wirtschaftsforum.de verfügbar (Link unten).

Für die Fachabteilung

• Gesetzestext § 14 UStG (E-Rechnung): gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
• Übergangsregeln § 27 Abs. 38 UStG: gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__27.html
• BMF-Schreiben zur obligatorischen E-Rechnung (Oktober 2025):