Episode Details

Seguimos con el ciclo de automatización del inbox cero con inteligencia artificial. Hoy vemos cómo usar la IA para resumir correos, o generar informes.

Pero antes, recordemos que en Boluda.com tenéis cursos para emprendedores, marketing online, desarrollo web, y todo lo que necesitáis para vuestro negocio online. Estamos entrando ya en la recta final del curso de Cloudflare, en el que aprenderemos a usar todos los servicios gratuitos de esta estupenda plataforma, para sacarle el máximo partido. ¡A por él!

Ahora sí, vamos al lío. Hoy quiero centrarme en una de las posibilidades más útiles de todo el sistema, los resúmenes. La inteligencia artificial puede resumir prácticamente cualquier cosa que recibamos en nuestro buzón. Puede analizar un correo individual, una conversación completa, los mensajes de todo un día o incluso la actividad acumulada durante una semana o un mes.

Imaginad que alguien os envía una propuesta larguísima acompañada de un PDF con un plan de negocio. Leerlo todo, comprenderlo y extraer las conclusiones importantes puede ocuparos una hora. En cambio, podemos pedirle a Codex, ChatGPT, Claude o la herramienta que utilicemos que revise el correo y los documentos adjuntos.

En pocos segundos puede explicarnos quién nos escribe, qué nos propone, cuánto dinero solicita, qué porcentaje ofrece y qué espera de nosotros. Incluso podemos pedirle que investigue si existen negocios similares y que utilice esa información para preparar una respuesta. A partir de ahí, podemos decirle que rechace la propuesta de manera amable, que solicite más datos o que pregunte por determinados competidores. Todo esto puede hacerse sin necesidad de entrar directamente en Gmail.

Personalmente, este resumen individual no es el que más utilizo. La mayoría de correos que recibimos se pueden entender rápidamente con una lectura normal. Sin embargo, la cosa cambia cuando resumimos periodos completos.

Cada mañana recibo un correo con un resumen de lo que ocurrió el día anterior en mi bandeja de entrada. El sistema me indica qué mensajes llegaron, cuáles se contestaron y cuáles siguen pendientes. Es como tener una persona que, al empezar la jornada, nos explica quién ha llamado, qué necesita cada uno y qué asuntos debemos atender. En lugar de abrir el correo y empezar a buscar, recibimos directamente una fotografía clara de la situación.

Este resumen se puede obtener de distintas maneras. Podemos entrar a nuestro agente y preguntarle qué ocurrió ayer. También podemos programar una tarea para que lo revise automáticamente. Otra opción, que es la que utilizo yo, consiste en ejecutar la automatización desde un servidor y recibir el informe cada mañana por correo electrónico.

Mi resumen diario empieza mostrando los mensajes que todavía necesitan respuesta. Cada uno aparece con un enlace directo a la conversación correspondiente en Gmail. Además, como os  comenté ayer, esos correos pueden tener ya una respuesta preparada. De esta manera, hago clic, reviso la propuesta y, si me parece correcta, la envío. Si quiero matizar alguna cosa, la modifico antes de mandarla.

Después de los mensajes pendientes, el resumen destaca los correos importantes. Podría ser una invitación para participar en un congreso, una propuesta comercial interesante o cualquier asunto que merezca una atención especial.

También separa los mensajes urgentes. Algo puede ser urgente sin ser especialmente importante, o puede combinar ambas cosas. Por ejemplo, una invitación para dentro de dos días, un cliente cuya web ha dejado de funcionar o un problema que requiere una actuación inmediata.