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Seguimos con el ciclo de automatización del inbox cero con inteligencia artificial. Hoy vemos cómo precontestar (o contestar) correos entrantes.

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Ahora sí, vamos al lío. Seguimos avanzando en esta serie dedicada a automatizar el correo electrónico con inteligencia artificial. Después de ver cómo reaccionar ante la llegada de nuevos mensajes y cómo utilizar sistemas de notificaciones como Pub/Sub, hoy damos un paso más.

Ya no hablamos únicamente de clasificar correos, guardar facturas o ejecutar acciones internas. Hablamos de preparar respuestas automáticamente e incluso, en determinados casos, enviar esas respuestas sin que tengamos que intervenir.

La idea es sencilla. Cuando llega un correo que cumple unas determinadas características, nuestra automatización lo detecta, identifica qué está preguntando esa persona y prepara la respuesta correspondiente. Esto resulta especialmente útil para esas preguntas que recibimos una y otra vez.

Imaginad que tenéis una academia de yoga y alguien os pregunta si puede apuntarse a mitad de mes, si se le cobrará el mes entero o si la renovación se realizará el mismo día del mes siguiente. Seguramente no será la primera vez que recibís esa consulta y probablemente ya tengáis una respuesta preparada que copiáis y pegáis cada vez. Ese correo es un candidato perfecto para una respuesta automatizada.

Incorporar el chatbot dentro del correo

Muchas de estas respuestas podrían estar publicadas en una página de preguntas frecuentes. También podríamos disponer de un chatbot que explicara cómo funciona el servicio. El problema es que mucha gente no consulta esa información. Prefiere mandar un correo y esperar una respuesta.

Por tanto, podemos llevar la lógica del chatbot directamente al buzón de correo. Cuando llegue una consulta habitual, la automatización puede identificarla y preparar la contestación adecuada. Para hacerlo tenemos dos formas.

La primera opción consiste en trabajar de forma determinista. Podemos crear filtros que detecten ciertas palabras o expresiones y que añadan una etiqueta al mensaje.

Por ejemplo, podríamos intentar detectar expresiones como apuntarse a medio mes, mes empezado o pagar la parte proporcional. Cuando el correo reciba esa etiqueta, la automatización utilizará una respuesta concreta que ya habremos escrito previamente.

Este sistema es previsible y seguro. Sabemos exactamente qué texto se utilizará en cada caso y no necesitamos pedirle a ningún modelo de inteligencia artificial que redacte nada. El inconveniente es que las personas pueden formular la misma pregunta de muchísimas maneras.

Alguien puede preguntar si estamos abiertos en verano. Otra persona puede preguntar si abrimos durante julio. Una tercera puede hablar de agosto o de los meses de calor. También puede haber errores ortográficos, expresiones inesperadas o formas de preguntar que no habíamos tenido en cuenta al preparar los filtros.

Podemos intentar crear una lista muy exhaustiva de palabras clave, pero siempre existe la posibilidad de que algún correo no sea detectado correctamente.

La segunda opción consiste en pasar el contenido del correo a un modelo de inteligencia artificial para que interprete qué está pregun