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ラウンドナップWebコンサルティングの中山陽平です。

このPodcast/書き起こしで得られること（要点）

• 労働供給制約社会で、中小企業が考えるべき業務改善とは
• 業務の無駄を見つける5つの切り口、古い仕組み、目的不明、会議・調整、過剰対応、空気の仕事について
• AIを入れる前に、自社のどの業務に無駄があるのか当たりをつけられる
• 仕組みで改善しやすい無駄と、個別対応が必要になりやすい無駄を分けられる

今回は、AI活用そのものの話というよりも、AIを使う前に会社の中で見直しておきたい「無駄」について。

最近はAIの話題が本当に増えました。私自身、AIには大きく二つの使い方があると感じています。

• 一つは、できることを掛け算のように増やしていく使い方
• もう一つは、今ある業務の無駄を減らしていく使い方

ただ、「無駄を減らしましょう」と言うのは簡単です。

難しいのは、実際に自社の業務の中から、どれが無駄なのかを見つけること。

なんとなく無駄な気はする。けれども、誰かの役に立っているような気もする。ここまでやる必要はないかもしれない。けれども、やりすぎて悪いわけではないから、そのまま続いている。こうした業務は、現場に入っていると本当に多いと感じます。

労働供給制約社会がどんどんと覆い被さってくる

今回のきっかけは、経済産業省と中小企業庁から出された「労働供給制約社会における中堅・中小企業の稼ぐ力強化戦略」という資料です。

この資料は、強い中小企業を増やしていくために、事業再構築、生産性向上、事業再編、投資、取引適正化、賃上げなどを支援していくという内容です。

大きな方向性としては、労働生産性を高め、事業を変え、賃上げもできる会社になっていく必要がある、という話。

ここで重要なのは、人を増やせば何とかなる、という前提が置きづらくなっていることです。

リクルートワークス研究所の「未来予測2040 労働供給制約社会がやってくる」では、働ける人口の減少や、地域によって労働供給が不足していく見通しが紹介されていますので、今回はそれの一部をご紹介します。

中小企業の現場では、すでに人が集まりづらい状況。

そこからさらに人が減っていくなら、今までのやり方をそのまま続けるのは難しくなります。そのため、まず自社の中に残っている無駄を見つける必要があります。

無駄は「何となく」では見つからない

無駄を見つけるときに難しいのは、現場の人ほど、その作業に慣れていて気づきづらいこと。

引き継ぎや日々の処理で手いっぱいになっていると、まずはミスなく進めることが一番大事になります。

もちろん、それ自体は大切です。ただ、その状態が続くと、「そもそもこの手順は必要なのか」「紙でやる必要があるのか」「毎回この会議に全員が出る必要があるのか」といった問いが出にくくなる。

他部署の人から見れば、「なぜまだ紙でやっているのですか」とすぐ分かることでも、当事者にとっては当たり前になっている。そうすると、気づくのは難しくなるんですよね。

部門長や管理職が横断的に見直す。別部署同士でレビューする。新しく入った人の違和感を聞く。こうした仕組みがないと、現場だけではなかなか変わりません。うまく「外」を使う。

業務の無駄を見つける5つの切り口

今回の中心テーマは、企業の無駄をどう分類するか。

リクルートワークス研究所の資料にある27項目をきっかけに、私なりに大きく5つへ整理しました。

切り口１：古い仕組みの無駄

一つ目は、やり方や仕組みが古いことによる無駄です。

• 頻度や一回あたりの業務量が多すぎる作業
• 手順が多いまま放置されている作業
• システム化できるのに紙でやっている作業
• 簡単な方法があるのに、時間がかかる方法で続けている作業
• 手戻りが多い作業
• 誰かのミスや対応遅れによる手待ち時間

こうしたものは、比較的見つけやすく、仕組み化によって改善しやすい領域です。ただし、当事者だけでは気づきにくいものです。そのため、定期的に棚卸しする仕組みが必要です。

切り口２：目的や成果が曖昧な無駄

二つ目は、目的や成果が曖昧なまま続いている無駄です。

• 何のためにやっているか分からないけれども毎回続けている業務
• 上司や関係者が必要だと言うので実施している作業
• いつか利益につながるはずだと信じて続けている作業
• 他社もやっているという理由で、深く考えずに自社でもやっている作業

他社のやり方を真似ること自体は悪くありません。最初は型を真似て、そこから自社に合わせて崩していく。いわゆる守破離のような流れは大切です。ただ、その後の最適化が抜けると、形だけが残ってしまいます。

新しく入った人が「これは一般的なのでしょうか」と疑問を持つことがあります。そうした違和感は、大事にし