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Über die Jahre sind die To-do-Apps auf meinen jeweiligen Handys mehr und mehr geworden, ohne dass ich wirklich mehr und mehr geschafft hätte. Klar, der Tag hat nur 24 Stunden, kann man nun nüchtern sagen - aber mir geht es mit der Aussage eher darum, offene Dinge wirklich erledigt zu bekommen und idealerweise in selbstgesetzter Zeit oder eben vorgegebenen Deadlines. Und ja, da war ich in letzter Zeit nicht gut und die Tendenzen der Unpünktlichkeit und noch schlimmer, der Vergesslichkeit, eher steigend. Also, Gegenmaßnahme: Schluss mit mehr als einer To-do-App. Und ein System muss her. Was also lag näher, als mit GTD, Getting Things Done von David Allen loszulegen?

Im ersten Teil habe ich euch kurz meinen Wildwuchs an To-do-Apps gezeigt und warum mich das nicht weiter gebracht hat. Und ich hatte euch die Alternative Getting Things Done vorgestellt, verbunden mit den amazon-Links für den Buchkauf (Wie ich Dinge geregelt bekomme, die englische Ausgabe, Getting Things Done und das Praxisbuch Workbook ), sollte ich euch damit angesteckt haben und du nicht warten willst, bis mein zweiter Teil zwei und all die nachfolgenden Teile live gehen, der GTD dann in eine App gießen wird, kommt.

Und ja, ich werde nicht den kompletten Inhalt des Buches runterbeten, auch, da ich mir Ärger mit Mr. Allen ersparen will - aber ich gebe euch die Eckdaten und die Idee dahinter mit. Somit bist du in der Lage, für dich entscheiden zu können, ob GTD ein Modell ist, mit dem du arbeiten kannst und willst oder ob es dir widerstrebt und nicht zu deiner Arbeitsweise passt.

Das wichtigste, und damit hatte mich GTD als ich davon gehört hatte, sofort eingefangen, ist, sich klar zu werden, dass unser Gehirn ein super Denker ist, aber grottenschlecht, wenn es darum geht, sich an Sachen zu erinnern. Termine, Details, Zeitschriftenartikel, Einkaufslisten... all das verstopft unser Gehirn und hält es von seiner Kernkompetemz ab, dem Denken!
Daher baut GTD darauf, alles aus dem Kopf zu ziehen, was da nicht unbedingt hin muss - und das sind auf jeden Fall nicht Deadlines, Aufgaben und Medienmaterial für später. Und um hier die Denkleistung, also unseren Prozessor im Kopf, frei zu bekommen, gibt es fünf rudimentäre und essentiell wichtige Schritte:

Sammle alles, was deine Aufmerksamkeit erfordert - in einem "externen Informationsspeicher", egal, wie auch immer der aussieht. Klassisch: ein leerer Schuhkarton oder eine digitale Ablage. Verarbeite all die Dinge in deinem Informationsspeicher: Jede Information, die in deinem Informationsspeicher liegt, bekommt ein "worum geht es?" und eine klare Vorgabe, "wann und wie darauf reagiert werden muss". Organisieren: Jetzt merkt man, dass das Buch noch aus einer Zeit vor Apps und Hosentaschen-IT kommt: Vorstehende Ergebnisse, also das Was, Worum, Wie und Wann wird nun in strukturierte Listen (dazu gleich mehr) übertragen. Regelmäßige Durchsichten der strukturierten Liste(n): Prüfen, was erledigt wurde und was für eine Aufgabe nun als nächstes ansteht. Und nun der nach regelmäßiger Durchsicht wichtigste Punkt: Dinge erledigen: Was will ich als nächstes angehen und erledigen?

Sammeln: So banal sich vorstehende Punkte anhören, k