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ラウンドナップWebコンサルティングの中山陽平です。今回は、Web担当者のタスク管理についてお伝えします。あれもこれもやらなければいけないと、タスクに追われている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

私の場合、10社、20社という単位で並行してコンサルティングをしていますので、いろいろなタスクが並びます。ただ、もともとタスクの管理がすごく上手だったわけではありません。溜まってしまったり、逆にバランスが悪くてスカスカになってしまったり、いろいろなことがありました。

ToDoリストやGTD、ポモドーロタイマーなど、テクニックはいろいろあります。でも、それを使う前にやらなければいけないことがあると、私は思っています。いろいろ試したのにうまくいかない方は、まずここから押さえていただければと思います。

タスクを実行する「今の自分」を知る

結論としてお伝えしたいのは、タスクそのものだけでなく、それを実行する自分自身を知ることです。タスクについてはいろいろ考えると思いますが、実行する自分をどれぐらい客観的に把握しているでしょうか。

「これぐらいできるはずだ」と思っていたのに、実際には2倍、3倍の時間がかかってしまう。タスクが終わらないうえに、自分に失望して続かなくなる。計画を立てること自体を放棄してしまうケースもあります。

やり方を決めたのに、どうしてもその先へ進まない、やる気が出ないこともあります。自分は何を、どういうときにできないのか。どれぐらい時間がかかり、どれぐらい休みが必要なのか。どんなスイッチが入ると動けるのか。そこを見つめていないと、イメージどおりには進みません。

理想の自分を前提に、予定を組まない

もう一つ、タスク管理と一緒に「こうありたい自分」を実現しようとしてしまうことがあります。週間のスケジュールを決めるとき、今の自分ができることではなく、レベルアップした理想の自分を前提に作ってしまうんですね。

私自身、そういうことがすごくありました。「これぐらいこなさなければいけないから、これをやらなきゃいけない」。でも、実際にやってみると全然できなくて、「自分はダメだな」という悪いサイクルに入りがちでした。

タスク管理をうまくいかせるには、今の自分を最大限に使うことと、自分自身の成長を別の話として扱う必要があると思います。一緒にすると、タスクも進まないし、自分への失望感も広がってしまいます。

作業に実際にかかっている時間を記録する

自分を知るために、まずやっていただきたいのは、作業を客観的に記録して、実際にどれぐらい時間がかかっているかを把握することです。

提案書を一つ作るなら3〜4時間、重い仕事だから合計10時間ぐらいかな、とざっくり考えたりしますよね。ただ、こういうイメージは実際とかなりずれていることがあります。

私は、デスクトップ上の作業を記録するタイマー系のアプリを使って、すべての作業を記録しています。最初のうちは、びっくりするぐらい、自分が思っている時間と実際にやっている時間が違いました。すごく早いケースもあれば、思っていたより全然遅いケースもありました。

しかも、その差は時間帯によっても違います。いつもと同じタイミングでやっているはずなのに、なぜか全然違うこともあります。そういうばらつきも含めて、「自分はこの作業にどれぐらい時間がかかるものなのか」を把握していきます。

調子の波と、自分のスイッチを把握する

次は、どういうときにモチベーションがあり、どういうときにないのかを把握することです。常にモチベーションを高く保つべきだ、そのためにタスク管理をするんだ、と考えがちですが、ずっと持つものではないと思っています。

私の感覚では、1日の中で本当に集中してできる時間は1〜2時間ぐらい。そこそこできる時間は、それより多くて3〜4時間ぐらい。どうしてもぼーっとしてしまう時間も一定の割合であります。全部の時間を同じように使おうとしても、難しいんですね。

一見ずっとできているように見える人でも、もともとの能力が高いので、モチベーションが低いときにもこなせているのかもしれません。まず、自分には波があることを受け入れて、把握していきます。

何かをオンにすると動けるのか、邪魔なことをオフにすると動けるのか

そのときに探したいのが、自分が高いパフォーマンスを出せる状態に入るための、オンとオフのスイッチです。

何かがオンになったら動き出せる人もいれば、「これとこれとこれがなくなったら前に進める」という人もいます。嫌なことが全部なくなったらスイッチが入る、というパターンですね。どちらでも構いませんし、優劣はありません。

ここで「そんな自分が嫌だ」と考え始めると、先へ進まなくなってしまいます。嫌なことは嫌なんです。それを乗り越えることは別の話として、まずは嫌なことが嫌な状況で、自分をどう最大限に使うかを考えてみてください。

実際の計測結果も見ながら、どうすれば調子が上がるのか、その状態がどれぐらい続くのか、調子の低い時間がどれぐらいあるのかを把握します。作業時間が定量的な把握だとすると、こちらは自分の状態を定性的に把握することです。

やる気がないときにできるタスクも用意しておく

時間と調子の波を把握したら、高いパフォーマンスのときにやることと、低いパフォーマンスのときにやることを分けておきます。

週間のタスクを割り振るなら、「自分にはこれぐらい調子の低い時間がある」と大前提に置いてしまいます。理想の1週間を組むのではなく、自分にはばらつきがあるから、やる気がないときのタスクも作るということです。

私も結構ムラがある方です。自分が思っている以上のパフォーマンスを一気に出した後は、反動が来ます。なので、あえて「やる気がないときでも、これはできるから、これをやろう」というタスクをある程度用意しています。

やる気がないから何もしない状態が続くと、私は自己嫌悪にもつながると思いますし、会社としても困ります。そのときに「今ならこれはできる」というものを取っておくことが大事なんです。

調子がよい時間は、そのときしかできない仕事に使う

調子がよいときは、いろいろなことができてしまいます。ただ、やる気があるときには、そのときしかできないタスクを優先した方がいいと思います。

高い、真ん中、低いの3段階ぐらいでよいので、それぞれの状態に合わせたタスクを分けて、1週間を設計していきます。

低パフォーマンス用のタスクを設定するのは、嫌な感じがするかもしれません。自分でもサボっていると思ってしまったり、外から「全部頑張りなよ」と言われそうで避けてしまったりする。でも、そんなにずっとは持たないので、そこも予定に入れた方がいいんですね。

続けていく中で、低い状態がなくなるわけではなくても、割合が徐々に減っていく。私としては、真ん中と高い状態で全体の8割、低い状態が2割ぐらいになれば、十分かなと思います。あとは全体の底上げです。高い状態でできる仕事のレベルが上がれば、低い状態でできることも上がっていきます。

できる人が常に最高のパフォーマンスを出しているわけではありません。周りの方にも、こういう前提でタスクを組んでいいんだよと言ってあげられると、働きやすい職場になるのではないかと思います。

休息は、その場の判断に任せずルールにする

ここに加えるテクニックとしてお伝えしたいのが、休息の時間をルールとして決め、守ることです。仕事の間に休息を入れるのは、やりづらいところがありますよね。でも、休息を取らないと持ちません。

「これだけやったら5分休む」「外出から帰ってきたら10分休む」など、自分のルールとして決めておく。決めたら守るところまでルールにしないと、やっぱり詰め込んでしまいます。詰め込むと、結果的に全体の生産性が落ちがちです。

私の仕事の組み方としては、低パフォーマンス用のタスクをやる時間を、休息に近い位置づけにする考え方もあります。もっと調子が低くて、ブラウザで情報収集をするぐらいが限界、という時間も含めて考えます。

ポモドーロタイマーも、こういうところに絡めると役立つと思います。ただ、25分集中して、その後5分休むというやり方も、休息を取るルールを守れることが前提です。自分を客観視して、休むときには休んでいいと思えるようになっていないと、うまくいかないんですね。

やってもうまくいかなかった方と、最初からうまくいく方では、その前提が違うこともあります。テクニックだけを聞いても、そのまま参考にはしづらいと思います。