会議改善のガイドラインを導入しても、なぜ会議は良くならないのですか。

ガイドラインは正論ですが、それを実行する組織文化や権限がなければ形骸化しやすいためです。特に、現状を変えることに抵抗がある組織では、ルールだけでは浸透しません。

非効率な会議をなくすために、最も効果的な方法は何ですか。

2つの要点があります。1つは改革を断行できる影響力のある人を巻き込むこと。もう1つは「会議前のタスク」を明確にし、その完了を会議開催の必須条件にすることです。

なぜ「会議前のタスク」を徹底することが重要なのでしょうか。

会議が非効率になる主な原因は、参加者の準備不足だからです。事前にタスクを課すことで論点が整理され、会議自体が不要になったり、確認だけで済むようになり大幅に効率化されます。

「会議は会社の縮図」とは、具体的にどういう意味ですか。

会議には、組織の権力構造、仕事への姿勢、コミュニケーション文化など、会社全体の状態が如実に表れるという意味です。そのため、会議だけを切り離して改善するのは困難です。

会議の改善は、まず何から手をつければ良いのでしょうか。

会議そのものではなく、組織全体に目を向けることが重要です。影響力のある人を説得し、組織の意識改革から始めることが、結果的に会議の質を向上させる近道となります。

第519回：非効率・無駄な会議の改善はテクニック論で本当に可能なのか？(Webコンサルティング&Webマーケティング)

Episode 519

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内容について

非効率な会議に悩んでいませんか。その原因は、会議の進め方ではなく、組織全体の仕事への向き合い方にあるかもしれません。会議は組織の状態を映す鏡です。会議だけを変えようとするのではなく、組織全体を見直すことで、生産性は自ずと向上します。そのための具体的な視点と方法を、経験を元に語ります。

柏崎市が公開した「会議改善に関するガイドライン」をもとに、実際に会議の改善に繋げるために本当に必要な物は何かを、ラウンドナップWebコンサルティング代表取締役中山の経験から、まとめています。

このドキュメント自体は、とても良い物ですが、ある程度会議が回っている会社で無いと活用する前に乗り越える壁が多いと感じています。

なぜなら、「言いづらいが、ぶっちゃければ、それが大事だよね」という要素が抜けているからです。

このPodcastが解決できるFAQ

会議改善のガイドラインを導入しても、なぜ会議は良くならないのですか。: ガイドラインは正論ですが、それを実行する組織文化や権限がなければ形骸化しやすいためです。特に、現状を変えることに抵抗がある組織では、ルールだけでは浸透しません。
非効率な会議をなくすために、最も効果的な方法は何ですか。: 2つの要点があります。1つは改革を断行できる影響力のある人を巻き込むこと。もう1つは「会議前のタスク」を明確にし、その完了を会議開催の必須条件にすることです。
なぜ「会議前のタスク」を徹底することが重要なのでしょうか。: 会議が非効率になる主な原因は、参加者の準備不足だからです。事前にタスクを課すことで論点が整理され、会議自体が不要になったり、確認だけで済むようになり大幅に効率化されます。
「会議は会社の縮図」とは、具体的にどういう意味ですか。: 会議には、組織の権力構造、仕事への姿勢、コミュニケーション文化など、会社全体の状態が如実に表れるという意味です。そのため、会議だけを切り離して改善するのは困難です。
会議の改善は、まず何から手をつければ良いのでしょうか。: 会議そのものではなく、組織全体に目を向けることが重要です。影響力のある人を説得し、組織の意識改革から始めることが、結果的に会議の質を向上させる近道となります。

配信内容の詳細

話題の「会議改善ガイドライン」の本質

昨今、新潟県柏崎市が公開した「会議改善に関するガイドライン」がSNSなどで注目を集めています。内容は非常に地に足のついたもので、無駄な会議を減らし、効率を上げるための基本的な考え方が網羅されています。

なぜガイドラインだけでは会議は変わらないのか

このガイドラインは優れた内容ですが、これを読んだだけで組織の会議が劇的に改善されるケースは少ないと考えられます。なぜなら、ガイドラインを読んで納得し、すぐに行動に移せるような組織は、元々非効率な会議が少ない傾向にあるからです。

多くの組織では、現状維持の力が働き、正論だけでは変化が起きにくいのが実情です。そのため、資料を提示して「こうしましょう」と呼びかけても、なかなか浸透しないという壁に直面します。

会議改革に不可欠な2つの要素

では、どうすれば会議を本質的に改善できるのでしょうか。長年のコンサルティング経験から、重要な要素は2つあると考えられます。

1. 改革を推進する「強力な権力」

複数の人間が関わる事柄を改善するには、全員の行動を変えさせるだけの強い影響力、つまり「強権」が必要です。これは、経営者や部門長など、組織内で決定権を持つ人物を指します。

どんなに優れた理想論を掲げても、それを実行させる力がなければ組織は変わりません。無駄な会議を減らしたいのであれば、まず影響力のある人物を説得し、味方につけることが最も現実的な早道です。

2. 会議の成否を分ける「事前タスク」の徹底

もう一つの重要な要素は、「会議前に行うタスク」を明確にすることです。そして、そのタスクが完了しない限り、会議は開催できないというルールを設けます。

会議が非効率になる原因の多くは、参加者の準備不足にあります。

事前に考えておくべきことを、会議の場で考え始める。
必要な資料やデータが揃っていない。

こうした状況を避けるため、会議を「意思決定や確認の場」と位置づけ、それ以前の作業はすべてタスクとして完了させておくのです。この仕組みを徹底すると、次のような効果が期待できます。

準備段階で論点が整理され、会議自体が不要になるケースが増える。
会議を行う場合でも、短時間で質の高い議論ができる。

会議自体にタスクを設定するのでは

Published on 1 year, 7 months ago

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